⏱ زمان مطالعه: 9 دقیقه

آشنایی با نرم‌افزار اندنوت و نقش آن در مدیریت منابع علمی

نگارش مقالات علمی، پایان‌نامه‌ها و رساله‌های دانشگاهی نیازمند ارجاع‌دهی دقیق به پژوهش‌های پیشین است. مدیریت دستی ده‌ها یا сотها منبع پژوهشی، علاوه بر زمان‌بر بودن، احتمال بروز خطا در فرمت‌بندی، شماره‌گذاری و تطابق رفرنس‌های متن با فهرست پایانی را به‌شدت افزایش می‌دهد. نرم‌افزار اندنوت (EndNote) به‌عنوان یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت اطلاعات و استناددهی، فرآیند گردآوری، سازمان‌دهی و درج منابع را کاملاً خودکار می‌کند.

این نرم‌افزار که توسط شرکت Clarivate Analytics توسعه یافته است، به پژوهشگران اجازه می‌دهد پایگاه داده شخصی از مقالات، کتاب‌ها و گزارش‌های علمی خود بسازند. با استفاده از اندنوت، تغییر شیوه ارجاع‌دهی یک مقاله از فرمت عددی به فرمت نویسنده-سال تنها با یک کلیک انجام می‌شود. همچنین ساختار دادهای این نرم‌افزار بر پایه دو عنصر اصلی شکل می‌گیرد: یک فایل با پسوند enl. که اطلاعات متاداده را ذخیره می‌کند و یک پوشه همراه با پسوند Data. که فایل‌های پیوست مانند PDFها و شاخص‌های جستجو در آن نگهداری می‌شوند.

مکانیسم عملکرد اندنوت بر پایه ارتباط میان بانک اطلاعاتی محلی و افزونه متصل به نرم‌افزارهای واژه‌پرداز مانند Microsoft Word استوار است. پژوهشگر به‌جای تایپ دستی مشخصات منبع، متاداده‌ها را مستقیم از پایگاه‌های معتبر دریافت کرده و در متن سند فراخوانی می‌کند.

روش‌های ایجاد کتابخانه و وارد کردن منابع به EndNote

برای شروع کار با اندنوت، نخستین گام ساخت یک کتابخانه (Library) جدید است. پس از اجرا، از طریق منوی File گزینه New را انتخاب کرده و مسیر ذخیره‌سازی را تعیین کنید. ذخیره‌سازی کتابخانه در پوشه‌های ابری همگام‌سازی‌شونده مانند Dropbox یا Google Drive به دلیل احتمال آسیب به فایل‌های پایگاه داده توصیه نمی‌شود؛ بهتر است مسیر ذخیره‌سازی روی حافظه داخلی رایانه باشد.

پس از ساخت کتابخانه، افزودن منابع به چند روش مختلف امکان‌پذیر است:

مطلب مرتبط: انتخاب موضوع پایان نامه

• خروجی مستقیم از پایگاه‌های داده علمی: در سایت‌هایی مانند PubMed، ScienceDirect، Scopus و Google Scholar می‌توانید پس از انتخاب مقالات، گزینه Export را زده و فرمت RIS یا EndNote را دانلود کنید. با اجرای فایل دانلود شده، اطلاعات به‌صورت خودکار وارد کتابخانه می‌شود.
• وارد کردن فایل‌های PDF موجود: اگر فایل‌های PDF مقالات را روی رایانه دارید، از مسیر File > Import > File یا Folder اقدام کنید. در صورتی که فایل PDF دارای کد استاندارد DOI باشد، اندنوت به‌طور هوشمند متاداده مقاله را از اینترنت استخراج کرده و منبع را می‌سازد.
• جستجوی مستقیم آنلاین از داخل اندنوت: از پانل سمت چپ بخش Online Search می‌توانید مستقیماً در پایگاه‌هایی مانند PubMed یا کتابخانه کنگره آمریکا جستجو کرده و نتایج را وارد کتابخانه کنید.
• ورود دستی اطلاعات (Manual Entry): برای کتاب‌ها، سندهای سازمانی یا منابعی که فایل دیجیتال ندارند، با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+N یا منوی References > New Reference فرم ورود اطلاعات باز می‌شود. در این بخش تعیین نوع منبع (Reference Type) مانند Book، Journal Article یا Thesis اهمیت حیاتی دارد.

یک اشتباه رایج در ورود دستی منابع، ثبت نادرست نام نویسندگان است. برای حفظ ساختار صحیح نام و نام خانوادگی، هر نویسنده باید در یک سطر جداگانه وارد شود. اگر منبع مربوط به یک سازمان یا دانشگاه است، در انتهای نام سازمان یک ویرگول انگلیسی (,) قرار دهید تا اندنوت آن را به‌عنوان نام و نام خانوادگی فرد پردازش نکند.

سازمان‌دهی، گروه‌بندی و مدیریت فایل‌ها در کتابخانه

با افزایش تعداد منابع در کتابخانه، مدیریت آن‌ها بدون دسته‌بندی دشوار می‌شود. اندنوت امکانات متعددی برای دسته‌بندی و ساختاردهی منابع فراهم کرده است تا پژوهشگر بتواند به سرعت به مقالات مورد نیاز دسترسی پیدا کند.

انواع گروه‌ها در اندنوت

گروه‌ها در اندنوت به سه دسته اصلی تقسیم می‌شوند که هر کدام کاربرد مشخصی دارند:

• Custom Groups (گروه‌های دستی): پژوهشگر منابع را به‌صورت کشیدن و رها کردن (Drag and Drop) وارد گروه می‌کند. این روش برای تفکیک فصل‌های پایان‌نامه یا مقالات مختلف مناسب است.
• Smart Groups (گروه‌های هوشمند): این گروه‌ها بر اساس شرط‌های منطقی پیش‌فرض عمل می‌کنند. به‌طور مثال می‌توانید شرطی تعیین کنید که تمام مقالات سال ۲۰۲۳ که کلمه کلیدی مشخصی دارند به‌طور خودکار وارد این گروه شوند.
• Combination Groups (گروه‌های ترکیبی): از اشتراک، اجتماع یا تفاضل چند گروه موجود ساخته می‌شوند و برای مرورهای منظم (Systematic Reviews) بسیار کاربردی هستند.

شناسایی و حذف داده‌های تکراری نیز از الزامات نگارش علمی است. با انتخاب گزینه Find Duplicates از منوی References، اندنوت مقالاتی را که عنوان، نویسندگان و سال انتشار یکسان دارند شناسایی کرده و امکان مقایسه و حذف موارد تکراری را فراهم می‌سازد.

مطلب مرتبط: نحوه نگارش پروپوزال

ویژگی	گروه دستی (Custom)	گروه هوشمند (Smart)
روش افزودن منبع	انتقال دستی کاربر	شناسایی خودکار بر اساس شرط تعیین‌شده
ویرایش‌پذیری	امکان حذف یا اضافه کردن دستی	وابسته به تغییر متاداده منبع
کاربرد اصلی	تفکیک پروژه‌ها و فصل‌ها	دسته‌بندی موضوعی و کلیدواژه‌ای

استفاده از اندنوت در Microsoft Word با افزونه CWYW

قابلیت اصلی اندنوت در هنگام نگارش مقاله یا پایان‌نامه در محیط مایکروسافت ورد نمایان می‌شود. افزونه Cite While You Write (CWYW) به‌طور خودکار هنگام نصب اندنوت به نرم‌افزار Word اضافه شده و زبانه اختصاصی EndNote را ایجاد می‌کند.

برای درج استناد در متن، کافی است مکان‌نما را در محل مورد نظر قرار داده، از زبانه EndNote گزینه Insert Citation را انتخاب کرده و نام نویسنده یا کلمه کلیدی مقاله را جستجو کنید. پس از انتخاب منبع و فشردن کلید Insert، استناد درون‌متنی در محل قرارگیری مکان‌نما درج شده و مشخصات کامل منبع نیز به فهرست منابع در انتهای سند اضافه می‌شود.

برای تغییر استایل نگارشی (مانند تغییر از Vancouver به APA 7th یا IEEE)، تنها کافی است از منوی کشویی Style در زبانه EndNote نرم‌افزار ورد، استایل مورد نظر را انتخاب کنید. نرم‌افزار تمام استنادهای درون‌متنی و فهرست پایانی را به‌طور لحظه‌ای و بدون دستکاری متن بازنویسی می‌کند.

اگر نیاز به ویرایش یک ارجاع خاص دارید (مثلاً اضافه کردن شماره صفحه یا حذف نام نویسنده در ارجاع مستقیم)، هرگز نباید متن ارجاع را در ورد به‌صورت دستی تایپ یا پاک کنید. این کار ارتباط کد فراداده را قطع می‌کند. روش صحیح، کلیک‌راست روی ارجاع، انتخاب Edit & Manage Citation(s) و اعمال تغییرات از درون پنجره بازشده است.

مطلب مرتبط: رفرنس نویسی در پایان نامه

تنظیم و سفارشی‌سازی استایل‌های ارجاع‌دهی (Output Styles)

اندنوت بیش از چند هزار استایل استاندارد مربوط به نشریات بین‌المللی را پشتیبانی می‌کند. با این حال، بسیاری از دانشگاه‌ها و مجلات داخلی شیوه ارجاع‌دهی اختصاصی خود را دارند که نیازمند تغییر در استایل‌های موجود یا ساخت یک استایل جدید است.

برای ویرایش استایل در اندنوت، از منوی Tools گزینه Output Styles و سپس Edit “Style Name” را انتخاب کنید. پنجره ویرایش استایل شامل بخش‌های مختلفی است:

• Citations: تنظیم نحوه نمایش ارجاع درون‌متنی (مانند پرانتز، قلاب، شماره بالانویس یا فرمت نویسنده-سال).
• Bibliography: تنظیم نحوه چیدمان و فرمت‌بندی منابع در فهرست پایانی. بخش Templates در این قسمت مشخص می‌کند که هر نوع منبع (مقاله، کتاب، کنفرانس) با چه ترتیبی و با چه علائم نگارشی (کاما، نقطه، ایتالیک) نمایش داده شود.
• Author Lists: تعیین نحوه نمایش اسامی چند نویسنده (مثلاً استفاده از et al. یا «و همکاران» هنگام بیشتر بودن تعداد نویسندگان از یک حد مشخص).

پس از اعمال تغییرات، فایل استایل اصلاح‌شده با پسوند ens. ذخیره می‌شود. برای استفاده از این استایل در رایانه‌های دیگر، کافی است فایل ens. ساخته شده را در پوشه Styles در مسیر نصب نرم‌افزار یا پوشه Documents/EndNote/Styles قرار دهید.

پشتیبان‌گیری، همگام‌سازی و اشتراک‌گذاری داده‌ها

از دست رفتن داده‌های کتابخانه به دلیل خرابی سیستم‌عامل، ویروسی شدن یا خطای انسانی، از بزرگ‌ترین ریسک‌های پژوهشگران است. برای جلوگیری از این مشکل، اندنوت ابزارهای استانداردی جهت پشتیبان‌گیری و همگام‌سازی ارائه کرده است.

مطلب مرتبط: ساختار پایان نامه

روش صحیح شیوه پشتیبان‌گیری، استفاده از قابلیت Compressed Library است. از منوی File گزینه Compressed Library (.enlx) را انتخاب کنید. این قابلیت فایل enl. و پوشه Data. را همراه با تمام فایل‌های PDF پیوست‌شده در قالب یک فایل فشرده تک‌فایلی با پسوند enlx. خروجی می‌گیرد. نقل و انتقال این فایل بسیار ایمن بوده و احتمال آسیب به داده‌ها را به صفر می‌رساند.

علاوه بر این، با ساخت حساب کاربری در EndNote Online می‌توانید کتابخانه دسکتاپ خود را با فضای ابری همگام‌سازی (Sync) کنید. این کار به شما اجازه می‌دهد از طریق دستگاه‌های مختلف به منابع خود دسترسی داشته باشید و همچنین کتابخانه یا گروه‌های خاصی از آن را با استاد راهنما و همکاران پژوهشی به اشتراک بگذارید.

اشکالات رایج در کار با اندنوت و روش‌های رفع آن‌ها

در طول استفاده از اندنوت ممکن است با خطاها و مشکلات فنی مواجه شوید. آگاهی از علت و راهکار این مشکلات، فرآیند نگارش را بدون وقفه نگه می‌دارد.

ناپدید شدن زبانه EndNote در نرم‌افزار Word

این مشکل معمولاً به دلیل غیرفعال شدن افزونه COM در ورد رخ می‌دهد. برای حل آن، در محیط ورد به مسیر File > Options > Add-ins بروید. در بخش Manage گزینه COM Add-ins را انتخاب کرده و روی Go کلیک کنید. سپس تیک مربوط به EndNote Cite While You Write را فعال کرده و OK را بزنید. در صورت عدم حل مشکل، ابزار Configure EndNote از مسیر نصب برنامه را اجرا کنید.

مطلب مرتبط: نحوه دفاع از پایان نامه

نمایش ارجاعات به‌صورت کدهای آکلوئدی مانند {Author, 2020 #12}

این وضعیت زمانی رخ می‌دهد که قابلیت Instant Formatting غیرفعال شده باشد. این حالت خطایی در داده‌ها نیست، بلکه فرمت خام استناد است. برای بازگرداندن فرمت استاندارد، در زبانه EndNote در ورد، روی گزینه Update Citations and Bibliography کلیک کنید یا از بخش Turn Instant Formatting On آن را فعال سازید.

خراب شدن فایل کتابخانه (Corrupted Library)

اگر هنگام باز کردن فایل کتابخانه با پیغام خطا مواجه شدید، نرم‌افزار اندنوت را باز کرده ولی کتابخانه آسیب‌دیده را باز نکنید. از منوی Tools گزینه Recover Library را انتخاب کنید. سپس فایل enl. آسیب‌دیده را انتخاب نمایید. اندنوت با اسکن پوشه Data. یک کتابخانه بازسازی‌شده جدید با نام الگوی Library-Saved.enl ایجاد می‌کند.

پرسش‌های متداول درباره آموزش نرم‌افزار اندنوت

آیا امکان فارسی‌سازی ارجاعات اندنوت برای پایان‌نامه‌ها وجود دارد؟
بله، با ویرایش Output Style و تغییر کلمات کلیدی انگلیسی (مانند volume به جلد، pages به صفحات، و edition به ویرایش) و همچنین تنظیم جهت متن، می‌توان فرمت ارجاع‌دهی را کاملاً با ضوابط نگارش فارسی هماهنگ کرد.

قبل از ارسال مقاله برای مجله چه اقدامی روی فایل Word انجام دهیم؟
بسیاری از مجلات علمی ترجیح می‌دهند فایل ارسال‌شده فاقد کدهای فعال اندنوت باشد. پس از اتمام کامل نگارش و گرفتن نسخه پشتیبان از فایل اصلی، از زبانه EndNote گزینه Convert Citations and Bibliography را انتخاب کرده و روی Convert to Plain Text کلیک کنید. این کار یک نسخه جدید از سند ورد ایجاد می‌کند که تمام ارجاعات آن به متن معمولی تبدیل شده‌اند.

چگونه می‌توان فایل‌های PDF ذخیره‌شده روی سیستم را به‌صورت دسته‌ای وارد اندنوت کرد؟
از مسیر File > Import > Folder، پوشه حاوی فایل‌های PDF را انتخاب کنید. با فعال کردن گزینه Import All و انتخاب PDF در بخش Import Option، اندنوت تمام مقالات موجود در آن پوشه را اسکن کرده و برای مواردی که دارای DOI معتبر باشند، به‌طور خودکار شناسنامه منبع را می‌سازد.